Wie organisierst Du Dein Online-Leben?

“Jörg, Du lebst ja quasi Online, bist hauptberuflich als Online-Marketer unterwegs, betreibst mehrere Blogs und bist auch als Fotograf nebenberuflich in den Sozialen Medien sehr aktiv – wir organisiert Du Dich in Deinen Online Themen?”

Eine Frage die ich so oder ähnlich schon öfter gehört habe und auf die ich heute mal eingehen will. Eine lustige  aber in der heutigen Zeit eine mehr als berechtigte Frage.

Vorraussetzungen

Ich bin Ehemann, Vater zweier fast erwachsenen Töchter, habe einen 40-50h Job als Online Marketer, betreibe die Freakpages Taschenfreak.de und Stativfreak und meinen persönlichen Fotoblog, auf dem ihr hier jetzt gelandet seid. Dazu kommt die Hochzeitsfotografie, die ich gemeinsam mit meiner Frau ausübe – so als Ausgleich und “Lebens-Inspiration” zu meinen sonst eher Schreibtisch orientierten Jobs.

Ich lebe Online, ich liebe Online und ich bin gerne in den Medien. “Always On – Always Ultra”

Soviel mal als Einleitung. Das einzige was ich wirklich Offline mache, sind die Spaziergänge mit unseren beiden kleinen Hunden Chicka und Pixel. Der Name sagt ja auch irgendwie schon alles…

Hardware

Da ich mit sehr großer Sorgfalt und Disziplin meinen Marketing-Hauptjob von meinem Foto-Nebenjob und meinen persönlichen Online Aktivitäten trenne, sorge ich auch bei der verwendeten Hardware für eine strickte Trennung. Ich nutze also drei Rechner in Summe. Einen für die Firmen-Marketing-Aktivitäten (ein Windows Notebook meines Arbeitgebers) und zwei Rechner für Online, Blogs, und Hochzeitsfotografie. Diese beiden sind zum einen ein Macbook 13″ Retina und eine Windows 10 Grafikworkstation mit zwei 27″ daran für den “Weitblick”. Ich nutze zwei Mobiltelefone. Für den Marketing Job ein Windows Phone und für meine Foto- und Online-Aktivitäten ein iPhone 6s Plus. Das einzige Gerät bei dem die Themen zusammenlaufen ist mein persönliches iPad Pro, auf dem ich auch meine Business- Kontakte, meinen Business-Kalender und meine Firmenmails synce. Nur auf diesem Gerät sehe ich “alles”. Mit diesem Gerät leben ich quasi die große Marketing-Hype-Blase “Bring your Own Device. (BYOD)”. Das dies geht finde ich sehr gut und das ich Abends mal eben schauen kann auf der Couch oder im Strandkorb ob in der Firma noch was brennt oder das ich mal eben in einem View sehen kann ob ich noch weiße unbelegte Flächen im Kalender habe. Das Tablet ist mittlerweile zu meinem liebsten und schnellsten und wichtigsten Organisationsmedium geworden. Darauf läuft irgendwie fast alles zusammen. Aber nur weil die von mir verwendeten Apps das auch zu lassen, dazu jetzt mehr…

Schwerpunkte

Ich versuche im folgenden mal auf die Schwerpunkte meines “digitalisierten Lebens” einzugehen

• Mails
• Kontakte
• Kalender
• Aufgaben
• News
  • gleich lesen
  • später lesen
  • noch spägter mal lesen
• Notizen
• Datenablage und Zugriff

Software

Wie Ihr bei der Hardware oben schon sehen konntet bin ich in keinster weise ein Applefanboy, wie viele meiner Fotografen- und Marketingkollegen, noch ein Hater oder Windows Fanatiker. Ich nutze quasi alles was der Markt so hergibt und habe bei der Auswahl der Tools die ich nutze damit auch rein gar kein Problem.

• Mails
  • Bei Mails bin ich in der Firmenumgebung auf Exchange unterwegs und dort mit dem weit verbreiteten Frontend Outlook. Dort bekomme ich täglich um die 300 Mails und verwalte alle meine Businesstermine und Businesskontakte. Diese Exchange Mails kann ich auch auf meinem Windows Phone und iOS Devices lesen und beantworten (und sogar – ich Rebell – löschen!)

• Kontakte
  • Das ist ganz einfach bei mir. Firmenkontakte liegen im Exchange und werden mit dem Windows Phone und meinen iOS Devices gesynct. Meine Foto-, Gewerbe- und privaten Kontakte synce ich mit Google und habe diese auch auf allen Geräten parat. Wenn ich einen Business Kontakt suche muss ich die Gruppe auf dem iOS Device auswählen und dort danach suchen. Durch die Gruppenfunktion bleiben die Kontakte sauber getrennt und werden dennoch in den selben Apps angezeigt.

• Kalender
  • Bei den Terminen ist es eigentlich identisch wie bei den Kontakten. Meine Foto-Gewerbe und privaten Termine liegen im Google Kalender und werden dort im Browser gepflegt und mit allen Devices gesynct. Die Firmentermine liegen im Exchange und werden auch in der Kalenderapp auf den iOS Devices und auf dem Windows Device angezeigt. Durch die unterschiedlichen Farben sehe ich sofort welcher Termin zu Foto, Privat oder Marketingjob gehört. Ich erspare Euch einen Screenshot meiner Kalenderwochenblätter, will ja nicht das Euch schwindelig wird. :-)

• Aufgaben
  • Meine Familie lacht schon immer über mich und meine ToDo-Listen-App. Wenn man mir die wegnehmen würde, so würde ich wahrscheinlich vergessen zu atmen. Ich organisiere meinen ganzen Tagesablauf via Tasklisten. Im Firmenjob via Aufgabenliste in Outlook und meine Foto- und Persönlichen Online-Tasks mit Google-Tasks. Dazu nutze ich auf dem iPhone und iPad die App gTasks. Das sieht dann so aus.

    

    Das sieht übrigens heute nur so leer aus, weil dieser Blogpost heute, an dem ich jetzt gerade schreibe der letzte offene Task ist für heute. Die anderen sind schon erledigt. Fleisskärtchen und so – ihr versteht!

  • In der Zusammenarbeit mit einer Agentur nutzen wir im Team übrigens Asana. Ein sehr mächtiges Tool, das ich mir auch mal ein Zeit für meine persönlichen Tasks angesehen habe, aber das hat sich für mich zu mächtig herausgestellt und war mir nicht Schnell und Einfach genug. Deswegen bin ich dort wieder auf Google Tasks zurückgekehrt. Damit bin ich quasi barrierefrei auf allen Plattformen synchron und schnell.

• News
  • Ich liebe Online-News. Mein schnelles Medium für Nachrichten ist Twitter. Damit bekomme ich sehr schnell mit was in meiner Themenorientierten Welt passiert und was mein Netzwerk von diesen News hält. Mein langsameres Newsmedium ist Feedly. Mit Feedly habe ich damals meinen Google Newsreader abgelöst, als Google sich entschlossen hat diese geniale App nicht mehr zu supporten. in meinem Feedly habe ich um die 350 Webpages abonniert und ziehe mir dort in meine definierten Kategorien meine News-Sammlungen zusammen.

    

    Feedly nutze ich quasi zwei mal am Tag. Manchmal auch nur einmal.  Wenn ich etwas gelesen habe markiere ich es als gelesen und dann ist es weg. Wenn ich etwas interessant finde und später noch mal lesen will oder gar teilen will auf meinen Freakpages Social Media Plattformen, dann teile ich es aus Feedly heraus auf Pocket. Pocket ist meine “Später Lesen Plattform”.

    

    Gesetzt den Fall, ich lese dort etwas über das ich auch mal bloggen möchte, dann setze ich mir einen Task dazu in gTask (den ich ggf. sogar schon terminiere). Damit geht es erst mal nicht unter. Den Inhalt kopiere ich mir dann aber in mein Notizbuch nach OneNote in die Kategorie “Web-Pages”. Zum Teilen in die Sozialen Medien auf meine diversen Accounts in Twitter, Facebook und Google Plus nutze ich Hootsuite seit vielen Jahren und bin damit sehr zufrieden.

• Notizen
  • Ich schreibe gerne in Meetings in meine Moleskins oder anderen Notizbücher. Diese sind aber nur kurz-Speicher für mich. Wenn dort etwas wichtiges ist, oder ich online (was viel mehr der Fall ist) etwas wichtig ist, dann landet es in meinem großen OneNote. Ich hatte auch schon Evernote im Einsatz, das auch sehr gut und sehr mächtig ist, aber mir hat irgendwie OneNote besser gefallen. Das nutze ich auch als Native Anwendung auf dem Mac und dem Windows Rechner und auch als iOS Apps und Windows Phone Apps auf den mobilen Geräten. Mit dem Apple Pencil funktionieren darin auch gut handschriftliche Notizen.

    

    in meinem OneNote – meinem “Lebens-Notizbuch” – habe ich etliche Kapitel angelegt nach denen ich mich sortiere. Das sind die folgenden:
    
    
    

    In diesem Notizbuch liegt sehr viel und das sieht auch so ein bisserl aus wie ein übervoller Filofax mit allen möglichen Unterlagen. Dort liegen auch PDF drinne zu Reisen, zu Hotelreservierungen, zu Versicherungen, Protokolle zu Meetings, Notizen zu Brautpaaren und deren Hochzeiten genauso wie das Rezept zu Omas Apfelkuchen. Ich liebe One Note.

• Datenablage und Zugriff
  • Ja die lieben Daten und Files. Ich lagere fast nichts mehr ausschließlich auf einem Rechner und seiner Festplatte (Festplatte?? Ihr wisst schon diese SSDs und so….). Meine Daten liegen immer irgendwie in einer Cloud. Dazu nutze ich Dropbox mit dem 1TB-Tarif und MS One Drive sowie meine beiden NAS zu Hause. Da habe ich einen für mich sinnvollen Weg gefunden meine Files so abzulegen das ich im Zweifel auf die unterwegs benötigten Daten direkt zugreifen kann. Was ich auf welchen Rechner synce stelle ich an den jeweiligen Rechnern individuell ein. Auf einem mobilen Gerät brauche ich nicht alle Files und wenn doch kann ich über das Browserfenster ja immer noch auf die Daten zugreifen.

Disziplin

Sicher denken jetzt einige von Euch das dies alles kein Hexenwerk sei und auch nicht viel an Apps sei. Genau das ist mir auch wichtig. Ich wünsche sehr viel Informationen und sehr viel Zugriff auf die mir wichtigen Themen mit so wenig wie möglich Aufwand und dazu gehört auch die App Vielfalt. Ich mag gute Apps und nicht tausende Apps auf meinen Geräten. Eine App die ich über 2 Wochen nicht aufgerufen habe, kann ich verzichten und diese wird auch wieder deinstalliert. Ich teste viel und schaue mir auch viel an, aber ich behalte sehr wenig und zwar nur das was mir wirklich wichtig ist. Durch diese “Weniger ist mehr – Denke” halte ich mein Leben einfach und schnell. Wichtig sind mir Googlemail, Google Kontakte, Google Kalender,  Feedly, Pocket, gTasks und mein sauber gefülltes One Note.

Disziplin und Datensparsamkeit helfen mir meinen digitalisierten Alltag befreit und unbeschwert zu bewältigen und sogar sehr viel Spaß damit zu haben.

Hilft Euch das? Bin gespannt auf Eure Anmerkungen und Kommentare. Wie schaut Euer digitalisierter Alltag aus?

Schöne Grüße – Euer Fotofuzzy – Jörg Langer