Best of 2012 Produkte – Kategorie IT: Fujitsu Scan Snap S1500

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Best of IT Produkte in 2012 - Fujitsu Snap Scan S1500

Wie Ihr ja alle wisst, bin ich total „freakig“ unterwegs in Sachen IT und Fotografie. Deswegen habe ich beschlossen hier in meinem Blog eine kleine Postiongserie in den nächsten Tagen zu veröffentlichen mit den – für mich ganz persönlich – besten Produkten des nun bald abgelaufenen Jahres 2012.

In der Kategorie IT goes the winner, ähhh ne das war ein anderer Textbaustein, wir sind ja hier nicht beim Oscar. Also, das beste IT Produkt in 2012 war für mich eindeutig mein Dokumenten-Scanner, der Fujitsu Scan Snap S1500. Der sieht aus wie eine silberne Keksdose, hat aber wirklich 1.000e Dokumente gescannt in diesem Jahr. Ich habe Anfang 2012 auf Papierlos umgestellt und mir diesen Scanner, den ich aus dem Büro schon kannte gekauft und dazu einen Dokumenten-Shredder. Und so geht mindestens einmal pro Woche alles an Eingangspost durch diesen Scanner. Egal ob Rechnungen, Briefe von Firmen, Gehaltsabrechnungen, egal was – da geht alles durch und landet dann in einer sauberen Ordnerstruktur auf dem NAS System, so das ich von überall und mit jedem Gerät auf diese Korrespondenzen zugreifen kann.

Gerade in den letzten Tagen habe ich 40cm Papier, jawohl echte 40cm gestapelte Papiere aus den Jahren zuvor durch diesen Scanner gejagt. Tadellos. Keine Papierstaus, sehr gut lesbare PDFs, automatische Erkennung von Farbe oder SW Dokumenten – einfach tadellos und wahnsinnig schnell dieses Teil. Damit hat es für mich das „Prädikat“ IT-Produkt des Jahres 2012 verdient.

Best of 2012 - Kategorie IT:   FUJITSU SCAN SNAP S1500

Eine echte Empfehlung! Egal ob Ihr Mac User oder Windows User seid, der Scanner funktioniert tadellos und die SW ist sehr schnell und zuverlässig.

Ein paar Postings folgen noch in den nächsten Tagen zu den Kategorien:

  • Best of 2012 – Smartphone-Gadget
  • Best of 2012 – Audio-Gadget
  • Best of 2012 – Kamera
  • Best of 2012 – Printmedien
  • Best of 2012 – Fototasche

Schöne Grüße und lasst Euch in der „besinnlichen Zeit“ nicht zu sehr stressen!

Euer Fotofuzzy – Jörg Langer

weiterführende Links:

27 Kommentare

  1. Oh, genial. Ich überlege mir seit einiger Zeit den ScanSnap S1500M für Mac zuzulegen. Leider ist das Teil nicht gerade günstig, und so schieb ich es immer raus. Vielleicht sollte ich das nicht tun. *grübel*

    Grüße
    Elmar

    1. Dazu kann ich keine Rechtsberatung machen. Das muss jeder für sich selbst entscheiden und wissen. Auch ich habe noch Originale, aber eben keine 20 Ordner mehr, sondern nur noch 2…

  2. Was das Wegwerfen angeht, wenn Du die einfach nur scannst wird das Finanzamt das nicht mögen. Du musst das schon in eine zertifizierte Software schubsen, die das Finanzamt als digitales Archiv anerkennt.
    Das steht dann aber üblicherweise bei der Software bei.

    1. Yep, weiß ich! Bin da ziemlich tief im Thema Sam…

      Ich habe alles was wichtig ist nach wie vor in Papier in Ordnern aber alles andere brav verscannt und entsorgt. Damit Platz, Ordnung und schnelles wiederfinden garantiert.

  3. @Jörg: Die Dinger heißen ScanSnap, nicht SnapScan. Ja, ich hab da auch Jahre für gebraucht…

    Solange die Dinger aber weder TWAIN noch ISIS unterstützen, sondern nur den eigenen Treiberstandard, kann man die nicht Ernst nehmen. Ich verstehe auch nicht, was man sich da bei Fujitsu denkt, bei den größeren Modellen geht’s doch auch. ISIS muss ja bei den kleinen Büchsen nicht unbedingt sein, aber TWAIN…

    1. Stimmt! Danke fūr den Hinweis.

      Twain habe ich noch nie vermisst und nutze das Teil seit einem Jahr wirklich mehrmals tÄglich.

      Die SW ist schnell, klein und tut genau was sie soll. Alles andere wÄre m. E. weder nōtig noch sinnvoll.

      Fūr Aufwendiges nutze ich einen Epson V750 Pro.

  4. @Sam: Das Thema ist noch deutlich komplexer.

    Erst mal gibt es da keine „zertifizierte“ Software, im Sinne von staatlich anerkannten Zertifikaten. Die gibt’s nämlich nicht. Und was TÜV, Dekra und Co. da prüfen und zertifizieren interessiert nicht. Im Gegensatz zu Autos haben die da nämlich keinen hoheitlichen Auftrag für sondern lediglich monetäres Interesse.

    Die Eigenbeweihräucherungen der Softwarehersteller kann man auch knicken. Verbindlich Garantieren tut Dir da keiner was. Kann auch keiner. Weil es eben nicht das bisschen Software alleine ist sondern der Gesamtprozess betrachtet werden muss. Und der muss eben lückenlos sein von der Erfassung bis zur Wiederauffindung eines Dokumentes. Stichwort Verfahrensdokumentation. Lesenswerter Einstiegsartikel zu dem Thema mit Verweis auf die wichtigsten Gesetzestexte dazu: http://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit

    Dann sind da noch weitere Kleinigkeiten, z. Bsp. wer die Dokumente sehen will. Was dem Finanzamt ausreicht (die sind bei dem ganzen Theater von allen staatlichen Stellen nämlich noch der moderateste Verein), muss z.Bsp. dem Zoll noch lange nicht genügen. Noch spannender wird es wenn es in Richtung Zivil- oder gar Strafprozesse geht.

    1. Ähm, doch solche vom BMI Zertifizierte Software gibt es:

      http://www.digital-business-magazin.de/db/news/langzeitarchivierung-mit-secdocs

      Dennoch habe ich für mich entschieden alles in einfache PDFs zu scannen. Was ich (zusätzlich) in Papier behalten haben sind Rechnungen und Unterlagen zum Gewerbe und zur Rentenversicherung, sowie TÜV und staatliches. Gescannt habe ich alles an privater Korrespondenz wie Kreditkartenabrechungen, Telekom-Rechnungen, Vericherungskram, private Rechnungen und all so ein Kram.

  5. Naja, das BMI ist nicht das BMF. TR-03125 ist ja die letzten Jahre heiß diskutiert worden und wird gern als das Allheilmittel im Archivierungsumfeld angepriesen. Vor allem von Firmen, die an den Technologien (Signaturanbieter) ordentlich verdienen wollen. So richtig aufspringen auf den Zug will aber keiner. Die Softwareanbieter haben aus dem Signatur-Desaster bezüglich der elektronischen Rechnungen gelernt. Und im Gegensatz zum SigG bei der E-Rechnung hat eine technische Richtlinie hat nicht mal ansatzweise eine rechtlich verbindliche Relevanz. es ist nur eine Richtlinie (nicht mal verbindliche Vorgabe) für staatliche Stellen. Weder Softwareanbieter noch Kunden sind da momentan bereit Geld in die Hand zu nehmen, für eine Lösung die technisch komplexer und aufwändiger sowie finanziell teurer ist, rechtlich aber keinen verbindlichen Fortschritt bringt.

  6. Soweit ich das verstehe, dürfen die Originale gelöscht werden, wenn die Archivierung der GoB genüge trägt. Und ob eine Software der GoB genügt, zertifiziert doch beispielsweise der TÜV Süd, oder nicht? Jedenfalls ist das das Zertifikat, was bei uns immer von den Wirtschaftsprüfern gefordert wird.

  7. Die GoB ist eine der zu erfüllenden Voraussetzungen. Was der TÜV da tut kann auch jeder Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Dienstleister oder Mann von der Straße: Er begutachtet eure Abläufe nach bestem Wissen und bestätigt euch, dass Ihr euch an die gesetzlichen Vorgaben haltet, soweit er das beurteilen kann. Das ist aber kein Persil-Schein, sondern lediglich eine normale Prüfung der Prozesse durch Dritte. Der TÜV agiert hier nicht anders als jeder andere Dienstleister: Er prüft euch gegen Geld. Hoheitlichen Auftrag, wie bei den KFZ, hat er nämlich nicht weil gibts nicht.

    Im Prinzip ist diese Prüfung durch Dritte lediglich eine weitere Stufe, um die korrekte Durchführung der Prozesse (um die gehts, nicht um den gescannten Zettel alleine) abzusichern. Mehr kann man als Steuerpflichtiger dann eigentlich nicht tun. Diese Prüfungen entbinden einen aber nicht von den Pflichten, die man als Steuerpflichtiger hat. Solche Prüfungen werden von der Finanzamts-Prüfern durchaus gern gesehen, da man daran erkennt das die Firma bemüht ist sauber zu arbeiten und das auch checken lässt. Im Zweifelsfall, wenn was nicht passt, hat man trotzdem als Steuerpflichtiger den Schwarzen Peter.

    Ich darf jobbedingt relativ regelmäßig solche Prüfberichte vom TÜV, Steuerberatern oder div. Wirtschaftsprüfungsunternehmen lesen. Es ist wirklich beachtlich welcher Aufwand da betrieben wird um das so zu formulieren, das es toll klingt, aber im Zweifelsfalle man dem Ersteller daraus kein Strick gedreht werden kann.

    Wirklich verbindlich sagt Dir nur einer, ob alles richtig läuft: Der Prüfer vom Finanzamt, wenn er mit der Prüfung fertig ist. Und auch da nur für den geprüften Zeitraum.

    BTW: Was ich in den letzten 20 Jahren an diversen Prüfungen (ISO 9001, etc.) durch den TÜV erleben durfte, wäre das der letzte Laden den ich meine Prozesse prüfen lassen würde.

    @Jörg: Gibts hier eigentlich keine eMail-Benachrichtigung bei Folgeantworten?

    1. Hi Uwe,

      ich habe eine eMail-Benachrichtungsfunktion jetzt eigebaut. Magst Du das mal testen?
      Freue mich auf Dein Feedback und vielen Dank für die vielen wertvollen Kommentare! Finde ich megasuperklasse.

      Danke!

      LG Jörg

  8. Hi Jörg,
    wie funktioniert das bei Dir mit der „sauberen Ordnerstruktur“ ? Definierst Du manuell für jedes gescannte Dokumente, den Ort wo es abgelegt werden soll, oder geht das irgendwie über Schlagworte oder so?
    Gruß
    Stefan

    1. Hi Stefan,

      ich habe eine Ordnerstruktur, quasi wie bei den Papierordnern auch. Hier ein Beispiel:

      FINANZ
      — KREDITKARTEN
      — DEUTSCHE BANK VISA
      — ABRECHNUNGEN

      Dort hinein verschiebe ich die auf den Desktop gescannte PDF die ich beim Scannen (oder speichern aus dem Web bei Online Versionen) direkt nach folgendem Muster benenne:

      2013-02-06 Kreditkarten Abrechnung Deuba Visa

      Damit finde ich über Finder/Explorer die Dateien relativ schnell und über das Ordnersystem auch, wie bei einem Papierordner früher auch.

      Keine Ahnung ob das sinnvoll ist, aber ich habe mich damit gut für mich persönlich arrangiert.

      Beantwortet das Deine Frage?

      LG Jörg

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